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KI-Telefonassistent für Arztpraxen: mehr Ruhe am Empfang

Terminwünsche, Folgerezepte, „Haben Sie heute geöffnet?“: SprachBot nimmt die Anrufe an, die Ihr Praxisteam jeden Morgen aus dem Takt bringen. Freundlich, rund um die Uhr und mit Hosting in Deutschland.

Kostenlose Beratung vereinbaren So klingt SprachBot

Ab 50 € im Monat, Hosting in Deutschland. Ihre Telefonnummer bleibt.

Medizinische Fachangestellte telefoniert am Empfang einer Arztpraxis und notiert dabei etwas
SprachBotMo · 07:52

Übergabe an das Praxisteam

Anliegen
Folgerezept
Patientin
Monika Weber, geb. 12.03.1961
Medikament
Ramipril 5 mg
Rückruf
nur bei Rückfragen · Nummer bestätigt

Bereit zur Bearbeitung

Beispiel: So kommt der Anruf bei Ihrem Team an

08:03 Uhr

Montagmorgen am Empfang

Im Wartezimmer sitzen schon sechs Patienten, am Tresen fragt jemand nach seiner Überweisung, die Kollegin nimmt nebenan Blut ab. Das Telefon klingelt. Wieder. Wer jetzt nicht durchkommt, versucht es später noch einmal. Oder gar nicht.

Wenn das Telefon genau jetzt klingelt.

  • Stoßzeit am Morgen

    Die meisten Anrufe kommen, wenn die Praxis öffnet, genau dann, wenn am Empfang am meisten los ist.

  • Routinefragen blockieren die Leitung

    Öffnungszeiten, Urlaubsvertretung, Rezeptbestellung: Standardfragen binden Ihr Team, während andere Anrufer im Besetztzeichen hängen.

  • Rückrufbitten gehen unter

    Zettel am Monitor, Notizen im Kalender: Im Praxisalltag bleibt schnell etwas liegen.

  • Dringendes muss schnell durch

    Akute Anliegen gehören sofort zum Fachpersonal, nicht in eine Warteschleife.

Die Anrufe, die Ihr Team jeden Tag kennt.

Ob SprachBot Termine direkt in Ihren Kalender oder Ihre Online-Terminbuchung einträgt oder sie Ihrem Team zur Bestätigung übergibt, klären wir im Onboarding, abhängig von Ihrem System.

  • „Ich bräuchte einen Termin zur Vorsorge, am liebsten vormittags.“

    Terminwünsche aufnehmen

    SprachBot fragt Anliegen, Wunschzeitraum und Kontaktdaten ab und übergibt alles geordnet an Ihr Team, oder bucht direkt, wenn Ihre Terminbuchung angebunden ist.

  • „Ich brauche mein Blutdruckmittel, wie immer.“

    Folgerezepte & Überweisungen

    Name, Geburtsdatum und Medikament werden vollständig erfasst. Ihr Team kann das Rezept vorbereiten, ohne zurückrufen zu müssen.

  • „Haben Sie zwischen den Jahren geöffnet?“

    Öffnungszeiten & Vertretung

    Antworten auf Standardfragen kommen sofort, auch um 22 Uhr und am Sonntag. Urlaubs- und Vertretungsregeln hinterlegen Sie einmal.

  • „Können Sie mich wegen der Laborwerte zurückrufen?“

    Rückrufbitten

    Jede Rückrufbitte kommt mit Namen, bestätigter Nummer und Anliegen an. Nichts landet mehr auf Zetteln.

  • „Mein Vater hat seit heute Morgen starke Schmerzen in der Brust.“

    Dringendes erkennen

    SprachBot stellt keine Diagnosen. Bei Warnzeichen verweist er auf den Notruf 112 oder leitet, wie mit Ihnen vereinbart, sofort an Ihr Team weiter.

  • Und Ihre Anrufe?

    Bei Ihnen läuft es anders?

    Erzählen Sie uns, welche Anrufe Ihr Team am meisten Zeit kosten. Wir zeigen Ihnen, was SprachBot davon übernehmen kann.

    Beratung anfragen

So läuft ein typischer Anruf.

Links ein nachgestelltes Gespräch aus Ihrem Alltag, rechts echte Aufnahmen aus anderen Branchen: dieselbe Technik, die auch in Ihrem Betrieb arbeitet.
Beispielgesprächnachgestellt · so klingt ein typischer Anruf
  1. SprachBot

    Hausarztpraxis Dr. Albers, hier ist der digitale Telefonassistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

  2. Anrufer

    Guten Morgen, ich bräuchte mein Folgerezept für den Blutdruck.

  3. SprachBot

    Gern. Wie ist Ihr Name, und wann sind Sie geboren?

  4. Anrufer

    Monika Weber, zwölfter März 1961.

  5. SprachBot

    Danke, Frau Weber. Welches Medikament benötigen Sie?

  6. Anrufer

    Ramipril, die Fünfer.

  7. SprachBot

    Ramipril 5 Milligramm, notiert. Falls das Praxisteam Rückfragen hat: Dürfen wir Sie unter der Nummer zurückrufen, von der Sie gerade anrufen?

  8. Anrufer

    Ja, das passt.

  9. SprachBot

    Dann ist alles aufgenommen. Einen schönen Tag, Frau Weber!

Eingehender AnrufAntonio · Ristorante Toro Pomodoro (Demo)

Tischreservierung im Restaurant

Ein Gast ruft an und möchte für Sonntag einen Tisch. Antonio fragt Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Namen ab und bestätigt die Reservierung, in einer Minute.

1:01
Transkript lesen
  1. Antonio

    Willkommen bei Toro Pomodoro, dem besten italienischen Restaurant der Stadt.

  2. Antonio

    Ich bin Antonio, der virtuelle Sprachassistent. Wie kann ich Ihnen heute helfen?

  3. Gast

    Ich möchte einen Tisch reservieren.

  4. Antonio

    Für welchen Tag möchten Sie den Tisch reservieren?

  5. Gast

    Für Sonntag.

  6. Antonio

    Und um wie viel Uhr möchten Sie ankommen?

  7. Gast

    Um 19 Uhr.

  8. Antonio

    Für wie viele Personen sollen wir den Tisch vorbereiten?

  9. Gast

    Wir sind drei Personen.

  10. Antonio

    Bitte geben Sie mir noch Ihren Namen, damit wir die Reservierung abschließen können.

  11. Gast

    Mein Name ist Elena.

  12. Antonio

    Perfekt. Ich habe einen Tisch für drei Personen für den 14. Dezember 2025 um 19 Uhr unter dem Namen Elena reserviert.

  13. Antonio

    Wir freuen uns, Sie bald zu sehen. Vielen Dank für Ihren Anruf und ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.

  14. Antonio

    Ciao!

  • Reservierung vollständig aufgenommen
  • Kurze, natürliche Rückfragen
  • Zusammenfassung zum Schluss
Eingehender AnrufStephanie · Versorger / Hausverwaltung (Demo)

Zählerstand telefonisch melden

Ein Kunde meldet seinen Stromzählerstand und verhaspelt sich dabei gleich dreimal. Stephanie prüft die Kundennummer, lässt den falschen Zähler korrigieren und weist ein Datum in der Zukunft freundlich zurück.

2:25
Transkript lesen
  1. Stephanie

    Hallo, mein Name ist Stephanie. Ich bin Ihre virtuelle Assistentin zur Zählerstandserfassung.

  2. Stephanie

    Legen wir los. Sagen Sie mir bitte zuerst Ihre Kundennummer.

  3. Anrufer

    1, 2, 3, 4, 5. Ja?

  4. Stephanie

    Diese Nummer scheint inkorrekt zu sein. Ihre Kundennummer hat sechs Stellen und beginnt mit 1, 2, 3. Sie finden diese Nummer auch in Ihren Unterlagen. Versuchen Sie bitte erneut, die Kundennummer zu diktieren.

  5. Anrufer

    1, 2, 3, 4, 5, 6. So.

  6. Stephanie

    Vielen Dank. Bitte sagen Sie mir jetzt die Zählernummer des Stromzählers, für den Sie den Stand melden möchten.

  7. Anrufer

    Das ist ABC 789.

  8. Stephanie

    Danke. Bitte nennen Sie mir jetzt für den Zähler mit den Endziffern 789 den abgelesenen Stand ohne Nachkommastellen.

  9. Anrufer

    Äh, oh, ich habe einen Fehler gemacht. Das ist der falsche Zähler.

  10. Stephanie

    Hoppla! Dann gehen wir zurück und versuchen es noch mal. Bitte sagen Sie mir jetzt die Zählernummer des Stromzählers, für den Sie den Stand melden möchten.

  11. Anrufer

    Äh, ABC 987.

  12. Stephanie

    Danke. Bitte nennen Sie mir jetzt für den Zähler mit den Endziffern 987 den abgelesenen Stand ohne Nachkommastellen.

  13. Anrufer

    44 kWh.

  14. Stephanie

    Vielen Dank. Sagen Sie mir bitte noch, zu welchem Datum Sie die 44 Kilowattstunden abgelesen haben.

  15. Anrufer

    Ähm, am 10. September?

  16. Stephanie

    Oh, ich glaube, wir sind mit Zeitreisen noch nicht so weit. Was damit gemeint ist: Das Ablesedatum darf nicht in der Zukunft liegen. Bitte nennen Sie mir erneut das korrekte Ablesedatum.

  17. Stephanie

    Wundervoll, ich habe jetzt alle Daten. Um also jetzt alles zusammenzufassen: Sie melden für den Zähler mit den Endziffern 987, abgelesen am 3. September, einen Stand von 44 Kilowattstunden. Stimmt alles?

  18. Anrufer

    Ja, alles richtig.

  19. Stephanie

    Ich habe diese Angaben erfolgreich speichern können. Möchten Sie noch einen weiteren Zählerstand melden?

  20. Anrufer

    Nö, nur diesen einen.

  21. Stephanie

    Haben Sie noch ein weiteres Anliegen?

  22. Anrufer

    Ähm … wie bitte? Verzeihung, nein, das ist alles. Danke.

  23. Stephanie

    Danke nochmals für Ihren Anruf. Ich wünsche Ihnen einen wunderschönen Tag.

  • Prüft Eingaben auf Plausibilität
  • Kommt mit Versprechern und Korrekturen zurecht
  • Fasst alles zur Bestätigung zusammen

Alle Demo-Aufnahmen

Gesundheitsdaten brauchen klare Regeln

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Wir legen mit Ihnen fest, welche Angaben SprachBot überhaupt abfragt: Oft genügen Name, Geburtsdatum, Rückrufnummer und das Anliegen in Stichworten. Außerhalb der Sprechzeiten nennt SprachBot den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117.

  • Hosting in Deutschland auf einer ISO-27001-zertifizierten Plattform
  • AV-Vertrag inklusive, nach Art. 28 DSGVO
  • Transparent: SprachBot stellt sich als digitaler Assistent vor
Checkliste: Voicebot und DSGVO

In drei Schritten live.

Ihre bekannte Telefonnummer bleibt. Per Rufumleitung gehen Anrufe zu SprachBot. Was ein Mensch klären muss, stellt SprachBot an Ihr Team durch.Ihre Nummerbleibt, wie sie istRufumleitungSprachBotnimmt an, klärt, erledigtwenn nötigIhr Teammit Zusammenfassung

  1. Demo & Beratung

    Sie hören SprachBot live und erzählen uns, welche Anrufe Ihr Team am meisten Zeit kosten. Wir sagen Ihnen ehrlich, was SprachBot davon übernehmen kann.

  2. Einrichtung

    Wir schreiben die Gesprächsabläufe, hinterlegen Ihre Antworten und Regeln und binden Kalender oder Reservierungssystem an. Sie hören Probe und geben frei.

  3. Go-live & Reports

    SprachBot nimmt ab jetzt rund um die Uhr ab. Sie bekommen wöchentliche Reports und sehen, welche Anliegen wann ankommen.

Fragen aus Praxen

Darf ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis Gesundheitsdaten aufnehmen?

Ja, wenn die Verarbeitung sauber geregelt ist: Auftragsverarbeitungsvertrag, Hosting in Deutschland, klare Löschfristen und nur die Angaben, die für das Anliegen nötig sind. Weil Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind, stimmen Sie den Einsatz am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Unser DSGVO-Ratgeber enthält eine Checkliste dafür.

Was passiert, wenn ein Patient einen Notfall schildert?

SprachBot stellt keine Diagnosen und ersetzt keine medizinische Einschätzung. Nennt ein Anrufer Warnzeichen, verweist SprachBot auf den Notruf 112 und leitet, wenn Sie das wünschen, sofort an Ihr Team weiter. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117.

Merken Patienten, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, und das ist Absicht. SprachBot stellt sich zu Beginn als digitaler Assistent vor. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird weitergeleitet oder bekommt einen Rückruf.

Kann SprachBot Termine direkt in unseren Kalender eintragen?

Das hängt von Ihrem System ab. Im Onboarding prüfen wir, ob SprachBot direkt bucht oder Terminwünsche vollständig aufnimmt und Ihrem Team zur Bestätigung übergibt.

Was kostet SprachBot für eine Praxis?

SprachBot gibt es ab 50 € im Monat. Der genaue Preis hängt vom Gesprächsvolumen, vom Funktionsumfang und von den gewünschten Anbindungen ab. Im kostenlosen Beratungsgespräch bekommen Sie ein konkretes Angebot.

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Andere Branchen

Hören Sie, wie SprachBot in Ihrem Betrieb klingt.

Im kostenlosen Beratungsgespräch spielen wir Ihnen eine Demo vor, klären, welche Anrufe SprachBot übernehmen soll, und machen Ihnen ein konkretes Angebot, ab 50 € im Monat.

Kostenlose Beratung vereinbaren 02151 986975-0

Lieber erst selbst testen? Rufen Sie unseren Demo-Bot an: 02151 4473188