Handwerker nicht erreichbar? So sichern Sie Aufträge auf der Baustelle

Dienstag, 10:15 Uhr. Sie liegen halb unter einem Waschtisch, beide Hände am Siphon, die Taschenlampe zwischen den Zähnen. In der Hosentasche vibriert das Handy, zum dritten Mal in zehn Minuten. Rangehen? Unmöglich.

Abends, zwischen Abendessen und Angebote schreiben, hören Sie die Mailbox ab. Zwei Nachrichten ohne Rückrufnummer. Eine Dame, die „wegen der Heizung“ anruft und ihre Adresse so schnell sagt, dass Sie sie dreimal anhören. Und ein Herr, den Sie am nächsten Morgen zurückrufen. Er hat inzwischen einen anderen Betrieb beauftragt.

Kommt Ihnen bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein.

Warum Handwerksbetriebe so schwer erreichbar sind

In vielen kleinen Betrieben gibt es kein Büro, das den ganzen Tag besetzt ist. Der Chef ist auf der Baustelle, die Gesellen auch, und wenn es eine Bürokraft gibt, arbeitet sie oft nur halbtags. Das Telefon ist trotzdem der wichtigste Weg für neue Aufträge, gerade bei Reparaturen und Notfällen, bei denen Kunden schnell jemanden brauchen.

Das Ergebnis ist ein Dilemma: Wer gut ausgelastet ist, ist schlecht erreichbar. Und wer schlecht erreichbar ist, verliert genau die Aufträge, die kurzfristig und oft lukrativ sind.

Warum die Mailbox nicht reicht

Die Mailbox ist die Standardlösung und hat drei Schwächen:

1. Viele sprechen nicht drauf. Wer einen Handwerker braucht, ruft lieber den nächsten an, als eine Nachricht zu hinterlassen.
2. Die Nachrichten sind unvollständig. Name genuschelt, Adresse vergessen, Rückrufnummer nicht genannt.
3. Die Arbeit verschiebt sich auf den Abend. Abhören, sortieren, zurückrufen, nach einem vollen Arbeitstag.

Die Alternativen im Überblick

Familie oder Bürokraft am Telefon. Persönlich und vertraut, aber nur zu bestimmten Zeiten und oft neben anderen Aufgaben.

Feste Telefonzeiten. „Erreichbar Mo–Fr 7–8 Uhr“ schafft Ruhe auf der Baustelle, passt aber nicht zu Kunden mit einem tropfenden Rohr um 14 Uhr.

Externer Sekretariatsservice. Menschen nehmen in Ihrem Namen ab und notieren Anliegen. Das ist persönlich, wird aber meist pro Anruf oder Minute abgerechnet. Bei vielen Anrufen wird es teuer.

KI-Telefonassistent. Nimmt jeden Anruf an, rund um die Uhr, fragt nach einem festen Schema alles ab und schickt Ihnen eine fertige Anfrage. Notfälle leitet er nach Ihren Regeln sofort weiter.

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Beitrag Voicebot, Anrufbeantworter oder Telefonservice?

So funktioniert es mit dem Handy

Für die meisten Handwerker ist das Handy die Geschäftsnummer. Die einfachste Lösung ist deshalb eine Rufumleitung bei Nichtannahme:

• Ein Kunde ruft an, Ihr Handy klingelt wie immer.
• Gehen Sie ran: prima, nichts ändert sich.
• Gehen Sie nach 20 Sekunden nicht ran, übernimmt der KI-Telefonassistent.

Eingerichtet ist das mit einem Code direkt am Handy, zum Beispiel **61*Zielnummer**20#. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Was bei einer Auftragsanfrage abgefragt werden sollte

Ob Mensch oder Bot: Eine gute Anfrage enthält beim ersten Anruf alles, was Sie für die Einschätzung brauchen. Eine Checkliste für den Anfang:

• Name und bestätigte Rückrufnummer
• Adresse des Einsatzorts, nicht zwingend die Rechnungsadresse
• Anliegen in wenigen Worten: „Heizung klopft, läuft aber“
• Dringlichkeit: Notfall, diese Woche, irgendwann
• Wunschzeit für den Rückruf
• Gewerkspezifisches, zum Beispiel Gerätetyp, Baujahr, Zugang zur Wohnung

Genau so arbeitet SprachBot: Er fragt jedes Mal alles ab, fasst am Ende zusammen und lässt die Angaben bestätigen. Der Rückruf am Nachmittag dauert dann zwei Minuten statt zehn.

Notfälle: sofort durchstellen

Nicht jeder Anruf kann bis zum Feierabend warten. Legen Sie fest, welche Stichworte einen Notfall bedeuten (Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, kein Strom) und an welche Nummer diese Anrufe gehen sollen. SprachBot leitet solche Anrufe sofort weiter, alles andere nimmt er geordnet auf.

Auch rausrufen kann entlasten

Ein Teil der Büroarbeit sind Anrufe, die Sie machen müssten: Termine bestätigen, an offene Rechnungen erinnern, nach einer Anfrage zurückrufen. Auch das kann ein Telefonassistent übernehmen: freundlich, nach Liste und auf Wunsch mit SMS. Wie das klingt, hören Sie in unserer Demo Zahlungserinnerung.

Damit überhaupt jemand anruft

Erreichbarkeit fängt nicht erst am Telefon an. Damit Kunden Sie überhaupt finden, braucht es eine Website, die auf dem Handy funktioniert, ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil und eine gute Sichtbarkeit in der Suche. Dabei hilft unsere Muttergesellschaft mit Webdesign und Suchmaschinenoptimierung für kleine und mittlere Betriebe.

Kurz zusammengefasst

• Gut ausgelastete Betriebe sind schlecht erreichbar und verlieren dadurch kurzfristige Aufträge.
• Die Mailbox fängt Anrufe auf, aber oft ohne brauchbare Angaben.
• Eine Rufumleitung bei Nichtannahme auf einen KI-Telefonassistenten ändert nichts an Ihrem Alltag, außer, dass kein Anruf mehr verloren geht.
• Legen Sie fest, was abgefragt wird und welche Anrufe als Notfall sofort durchgehen.

Wie SprachBot für Handwerksbetriebe arbeitet, sehen Sie auf unserer Seite für Handwerk und Baubetriebe. Oder rufen Sie uns an: 02151 986975-0.

Häufige Fragen

Wie kann ich als Handwerker erreichbar sein, ohne ständig ans Handy zu gehen?

Mit einer Rufumleitung „bei Nichtannahme“ auf einen KI-Telefonassistenten: Erst klingelt Ihr Handy. Gehen Sie nicht ran, nimmt der Assistent ab, fragt Anliegen, Adresse und Rückrufnummer ab und schickt Ihnen eine fertige Anfrage.

Was sollte bei einer telefonischen Auftragsanfrage abgefragt werden?

Mindestens Name, Adresse des Einsatzorts, das Anliegen in wenigen Worten, die Dringlichkeit und eine bestätigte Rückrufnummer mit Wunschzeit. Je nach Gewerk kommen Details wie Gerätetyp, Baujahr oder Zugang zur Wohnung dazu.

Kann ein Voicebot Notdienst-Anrufe erkennen?

Ja, anhand von Regeln, die Sie festlegen, etwa Stichworte wie Wasserrohrbruch, kein Strom oder Heizungsausfall. Solche Anrufe leitet er direkt an Ihre Bereitschaftsnummer weiter.